Rathaus Arnsberg

Mit neuen Strukturen läuft der Dienstbetrieb weiter

Der Coronavirus hat das öffentliche Leben fast komplett zum Erliegen gebracht. Veranstaltungen, ob nun Konzerte, Sport oder Feiern bis hin zu den KIrchenbesuchen, werden abgesagt oder verschoben. Doch die Zeit läuft weiter. Und somit müssen auch die Mitarbeiter der Verwaltungen in den Rathäusern ihren Tätigkeiten nachgehen. Allerdings haben sich hier die Strukturen verändert, wie Arnsbergs Bürgermeister Ralf Paul Bittner im Gespräch mit dem Wochenanzeiger erläutert.  Allerdings sind offizielle Auftritte des Bürgermeisters, seiner Stellvertreter und weiterer Mitarbeiter aus der Verwaltung wie auf den Fotos zu sehen, nun sehr selten oder komplett abgesagt.

Wochenanzeiger: Wie war der Ablauf des Tages in der Arnsberger Verwaltung vor Corona?
Ralf Paul Bittner: „Auch bereits vor dem Corona-Virus haben wir in vielen Bereichen digital gearbeitet, aber zudem auch viele persönliche Termine absolviert. Die Themen und Arbeitsweisen der Verwaltung unterscheiden sich bei über 50 verschiedenen Fachdiensten deutlich, daher lassen sich nur wenige pauschale Aussagen treffen, aber generell gilt: Die MitarbeiterInnen der Verwaltung hatten viel persönlichen Kontakt - sowohl zueinander wie auch natürlich zu den Bürgerinnen und Bürgern und anderen externen Akteuren. Der Alltag der Verwaltung war neben digitalen Arbeitsweisen somit von vielen Veranstaltungen, Besprechungen, Workshops, bürgerorientierten Werkstattverfahren, Terminen mit Bürgern und vielem mehr geprägt.“

Wochenanzeiger: Wie ist nun der Ablauf während Corona?
Ralf Paul Bittner: „Der persönliche Kontakt fällt jetzt natürlich weitestgehend weg. Während sich viele Besprechungen und interne sowie auch externe Termine durch Verfahren per E-Mail, Telefon, oder Web- und Telefonkonferenzen ersetzen lassen, fehlt natürlich doch der persönliche Kontakt untereinander und nach außen. Seit der Ausbreitung des Corona-Virus hat sich unser Arbeiten somit in der Hinsicht deutlich geändert, dass Kontakte fast ausschließlich virtuell oder digital stattfinden. Hier kommt uns zugute, dass wir auch vor der Krise bereits wichtige digitale Grundlagen geschaffen haben und damit die Basis für weitergehendes digitales Arbeiten vorhanden war.
Wir treffen uns nun digital in Videokonferenzen, wie mehrmals wöchentlich im SAE-Stab, telefonieren und mailen. Veranstaltungen wurden nahezu komplett abgesagt, Außentermine finden aktuell kaum statt. Dadurch fällt eine wichtige Säule unseres Wirkens weg. Stattdessen wird unsere Arbeit durch den Umgang mit der Corona-Krise geprägt. Die vielen positiven Themen, bei denen wir etwas für die Bürger gestalten und in den persönlichen kreativen Dialog nach außen treten, fehlen also derzeit.
Die Absage von Sitzungen erfolgte letztlich nahezu flächendeckend. Anfangs wurden insbesondere sehr große Veranstaltungen abgesagt, dann kleinere, mittlerweile fast alle. Einige ganz wenige, oftmals formale Vorgänge, finden noch unter strikter Beachtung der Verhaltensempfehlungen im kleinen Kreis statt.“

Wochenanzeiger: Bleibt die Mannschaft im Rathaus auf normalen personellen Stand? Wie bleiben die Verbindungen zu Mitarbeitern und Politik erhalten?
Ralf Paul Bittner: „Wir arbeiten zum einen mit flexibel angepassten Präsenszeiten, die darauf beruhen, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in getrennten Teams arbeiten. Auf diese Weise möchten wir Infektionsketten unterbrechen und unsere Mitarbeiter schützen, aber natürlich auch den Dienstbetrieb langfristig aufrechterhalten.
Priorisiert arbeiten viele Kolleginnen und Kollegen aktuell abwechselnd im Home Office, hierfür stehen spezielle technische Möglichkeiten zur Verfügung, die wir noch deutlich ausbauen konnten. Alle sind somit weiterhin telefonisch und digital erreichbar. Auf diese Weise wird der Kontakt zur Politik und weiteren Akteuren gepflegt.
Die für die Aufrechterhaltung der öffentlichen Infrastruktur nötigen Außendienste müssen natürlich wie gewohnt „draußen“ weiterarbeiten (Müllabfuhr, Straßenreinigung etwa), haben ebenfalls verschiedene Systeme wie differenzierte Dienstbeginne eingeführt.
Personell ändert sich grundsätzlich nichts, aber wir setzen einiges an Personal jetzt in anderen, aktuell zu priorisierenden Bereichen ein oder beschäftigen die Mitarbeiter sinnvoll, in deren Bereichen derzeit aufgrund der Änderungen weniger Arbeit anfällt. Neue Einsatzbereiche sind dann aktuell etwa die Überwachung der Umsetzung der neuen Erlasse und somit die Unterstützung der Kräfte des Ordnungsamtes; die neu ins Leben gerufenen Hotlines; das Netzwerk Arnsberg hilft usw.“

Wochenanzeiger: Wie sieht es mit dem Erreichen des Büros aus? Wie wird sich auf den Gängen verhalten?
Ralf Paul Bittner: „Dadurch, dass sich aufgrund der Flexibilisierung der Arbeitszeiten und der Home Office Regelungen aktuell deutlich weniger Angestellte gleichzeitig in den Dienstgebäuden aufhalten, kommt es hier zu keinen Problemen, da kaum direkte Begegnungen erfolgen. Wenn diese dennoch vorkommen, wird natürlich ausreichend Abstand eingehalten, hierfür sind alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sensibilisiert.“

Wochenanzeiger: Wie wird die Hygiene eingehalten?
Ralf Paul Bittner: „Auf vielfältige Weise: Im Intranet wird ausführlich zur Einhaltung wichtiger Hygienevorschriften informiert und es stehen Seife sowie zum Teil Desinfektionsmittelspender zur Verfügung. Zudem wurden in den Toiletten bildliche Hinweise zum „richtigen“ Hände waschen aufgehängt. Meine persönliche Wahrnehmung ist, dass diese Dinge durch viele Kolleginnen und Kollegen sehr gut umgesetzt werden.“

Wochenanzeiger: Wenn das öffentliche Leben immer mehr eingeschränkt wird, wie ist sichergestellt, dass im Rathaus weiterhin die Arbeit funktioniert?
Ralf Paul Bittner: „Im Krisenstab werden regelmäßig die verschiedensten Szenarien vorgedacht und darauf basierende Regelungen für den Dienstbetrieb getroffen.“

Wochenanzeiger: Wurde eine Umfrage im Rathaus gestartet, ob jemand in einem Risikogebiet war (Urlaub, Verwandtschaftsbesuch übers Wochenende)?
Ralf Paul Bittner: „Im Umgang mit dem Corona-Virus und möglichen Infektionen sind bereits vor Wochen klare, interne Vorgaben für das gesamte Team im Bezug auf Verfahrensregeln, interne Meldewege etc. erfolgt.“