Neue Software zur Terminbuchung verbessert den Service in Dortmund
Plus bei Service der Bürgerdienste

In der Probephase der neuen Software bei den Bürgerdiensten hat sich das neue System in die bisherigen Abläufe gut integriert. Das „Layout und Buchungshandling“ wird von den Kund*innen gut angenommen. In Kürze wird auch eine „Buchungsanleitung (Handout)“ für Kund*innen im Internet eingestellt.
  • In der Probephase der neuen Software bei den Bürgerdiensten hat sich das neue System in die bisherigen Abläufe gut integriert. Das „Layout und Buchungshandling“ wird von den Kund*innen gut angenommen. In Kürze wird auch eine „Buchungsanleitung (Handout)“ für Kund*innen im Internet eingestellt.
  • Foto: Roland Gorecki / Stadt DO
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Die Bürgerdienste der Stadt Dortmund haben eine neue Software eingeführt. Sie soll dabei helfen, den Service der Bürgerdienste dauerhaft zu verbessern.

Die Software TEVIS (Termin-Verwaltungs- und Informations-System) bietet für Kund*innen und die Bürgerdienste folgende Neuerungen:Kund*innenfreundliche Hinweise bei der Online-Terminvergabe:

  • Je nach Anliegen werden in den Bestätigungsemails mitzubringende Unterlagen aufgeführt, sodass sich die Kund*innen bereits im Vorfeld auf ihre Termine vorbereiten können und evtl. mehrfache Vorsprachen entfallen.
  • Erinnerungs-E-Mails / Online-Stornierungsmöglichkeiten für Kund*innen: Durch die Erinnerungs-E-Mails haben die Bürgerdienste weniger Terminausfälle.
  •  Gleichzeitig haben Kund*innen die Möglichkeit, bei Bedarf ihren Termin ohne viel Aufwand zu stornieren. Die Bürgerdienste bitten darum, jeden Termin, der nicht wahrgenommen werden kann, abzusagen. Dies hilft den Menschen, die einen neuen Termin benötigen.
  • Automatisierte Kalendereinträge: Die Terminbestätigungen enthalten ics-Dateien, über die sich die Termine durch die Kund*innen problemlos in die eigenen digitalen Kalender speichern lassen.
  • Standortübergreifende Suche nach dem nächsten freien Termin: Hierdurch können auch spontan freiwerdende Termine z.B. durch Stornierungen durch die Kund*innen noch neu gebucht werden, sodass die Auslastung der Termine für die Bürgerdienste besser ist. Kund*innen können auch spontan Termine finden. Bislang musste in der Suchmaske einzeln für  jeden Standort gesucht werden. Das entfällt nun.
  • Stadtplan: Durch den bei den Onlineterminen enthaltenen Stadtplan können Kund*innen direkt sehen, welche Standorte in ihrer Nähe sind und so den für sie am besten gelegenen Standort auswählen. Dies hilft besonders den Bürger*innen, die neu in der Stadt sind.
  • Skill-Based Routing: Durch die detaillierten Anliegen können auch neue, noch einzuarbeitende Mitarbeiter*innen bereits gezielt Kund*innen aufrufen (z.B. zur Erstellung von Personalausweisen). Somit kann eine kenntnisbasierte Kundensteuerung erfolgen.
  • Unterschiedliche Terminraster: Je nach Dauer der jeweiligen Anliegen (Abholung Ausweisdokumente, KFZ-Angelegenheiten oder Fahrerlaubnisangelegenheiten) kann die Termindauer systemseitig variabel geplant werden.
  • Auswertungen: Durch detaillierte Auswertungsmöglichkeiten können die Bürgerdienste nicht wahrgenommene Termine feststellen und ggf. mit geeigneten Maßnahmen gegensteuern.
  • Aufrufmonitor im Dienstleistungszentrum: Für die Kund*innen ist es nunmehr noch schneller möglich, den Bedienplatz im Dienstleistungszentrum aufzusuchen.
Autor:

Lokalkompass Dortmund-City aus Dortmund-City

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