Campus-Symposium-Tagebuch - 3. Teil

Das bereits sechste Campus Symposion, eine von Studierenden der privaten Hochschule BiTS in Iserlohn organisierte Konferenz, findet am 2. und 3. September statt. Thema in diesem Jahr ist „Nachhaltigkeit – gesellschaftliche Realität oder grüne Fiktion?“. Das studentische Organisationsteam will damit an die Green Business Conference des letzten Jahres anknüpfen. Gleichzeitig soll in diesem Jahr der Aspekt sozialer Nachhaltigkeit im Mittelpunkt stehen. Hier erhalten Sie einen kleinen Einblick hinter die Kulissen.
Noch vier Wochen, dann sind sie alle hier. Wir sind gespannt, endlich den Menschen gegenüber zu stehen, mit denen wir seit Monaten telefonieren und E-Mails schreiben. Dabei stellen wir uns natürlich die Frage: „Wird alles wie geplant funktionieren?“ Da wir Realisten sind, wissen wir, Planung ist das A und O, die gewisse Spontanität, auf sich ändernde Umstände reagieren zu können und einen kühlen Kopf zu bewahren, ist jedoch unverzichtbar.
Vor wenigen Monaten haben wir uns kennen gelernt und arbeiten seitdem Hand in Hand. Dabei ist es unabdingbar, sich über alle Neuheiten auszutauschen und das Event immer wieder durchzusprechen und kritische Pfade zu identifizieren. Wie können wir zum Beispiel Schnittstellen mit dem Gästemanagement, die den Referenten ihre Sicherheitsausweise ausgeben, optimieren? Wie können wir das Zusammentreffen von betreuendem Volunteer und Referent erleichtern?
Diese Dinge beschäftigen uns neben der Organisation von Ankunft, Abholung und natürlich Übernachtung der Referenten. Der administrative Aufwand ist hoch, da wir den Anspruch erheben, auch unseren Referenten ein schönes und interessantes Event zu bieten. Auch die Ankunft des diesjährigen Hauptreferenten ist eine große Aufgabe. Sie muss sehr gut vorbereitet und durchdacht sein. So finden wir uns beide immer wieder am Telefon in englischer Sprache diskutierend wieder. Der eine telefoniert in die USA, der andere ins benachbarte Frankreich. Gerade als ich den Hörer aufgelegt habe, trifft ein neuer Fragebogen eines Referenten ein, und während der eine beginnt, die Informationen in eine Excel-Tabelle einzutragen, geht der andere in die Küche und besorgt zwei Tassen Kaffee, denn gleich steht wieder eine Besprechung mit dem Fahrservice an. Wer wird wann an welchem Flughafen abgeholt?- ist nur eine der zu klärenden Fragen.
Doch bei alledem kommt der Spaß nicht zu kurz, heute Abend kochen wir alle zusammen und wollen einfach mal den Blick auf den Parkplatz, noch ohne Zelt darauf, genießen. Denn bald geht es richtig los und die Zeltstadt wird langsam aber sicher zu wachsen beginnen.