K&K Networks informiert Unternehmen zu „Rechtssicherer E-Mail Archivierung“

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Oliver Baumeister (K&K Networks), Guido Wirtz (K&K Networks), RA Dr. jur. Walter Felling, Andreas Tracz (K&K Networks), Simone Herrmann (TZDO) und Matthias Starke (Barracuda Networks) zeigten den Teilnehmern, wie sie beim Verschicken von Mails auf der sicheren Seite sind. (Foto: K&K Networks GmbH)

Der in Unna ansässige IT-Dienstleister K&K Networks und das TechnologieZentrumDortmund (TZDO) haben im Rahmen der „Lunch Connection“ des TZDO rund 40 interessierte Unternehmen zu den in diesem Jahr geänderten Rahmenbedingungen zur rechtssicheren elektronischen Archivierung von E-Mails und den sich daraus ergebenden Konsequenzen informiert. Im Zuge der Veranstaltung, die sich trotz der Sommerferien großer Resonanz erfreute, wurden Unternehmen unterschiedliche Möglichkeiten vorgestellt, wie sie die neuen Anforderungen in der Praxis zuverlässig umsetzen können.

Angebote und Rechnungen per E-Mail versenden oder Angebote formlos per E-Mail mit einem einfachen „passt“ oder „ok“ bestätigen – das gehört bei vielen Unternehmen heute ganz sicher schon zum Unternehmensalltag. Aber wer ist sich dabei bewusst, dass seit diesem Jahr solche E-Mails gemäß den gültigen gesetzlichen Vorschriften dauerhaft aufbewahrungspflichtig sind? Diese Grundsätze ergeben sich aus der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Die GoBD regelt die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten unter Bezug auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB). Spätestens jetzt also benötigen Unternehmen für die rechtssichere Aufbewahrung von E-Mails mit Angeboten oder Rechnungen sowie allgemeinen E-Mails eine entsprechende Archivierungslösung, die die genannten gesetzlichen Anforderungen in Deutschland erfüllt.

K&K Networks als einer der führenden IT-Dienstleister im östlichen Ruhrgebiet hatte daher gemeinsam mit dem TechnologieZentrumDortmund im Rahmen der „Lunch Connection“ des TZDO zur Veranstaltung „Rechtssichere elektronische E-Mail-Archivierung leicht gemacht“ eingeladen. Ziel war es, Unternehmen die möglichen Risiken einer fehlerhaften oder unvollständigen Archivierung von E-Mails aufzuzeigen und gleichzeitig professionelle handhabbare Archivierungslösungen vorzustellen.
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