Fachanwalt für Arbeitsrecht rät: Verfallen nicht genommene Urlaubstage am Jahresende?

Mit Blick auf das Jahresende stehen viele Arbeitnehmer vor der Frage, was mit den im laufenden Jahr nicht genommenen Urlaubstagen geschieht. Im Gesetz steht hierzu, dass der Urlaub im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden muss. Der Urlaub soll laut dem Gesetzgeber dazu dienen, dass der Arbeitnehmer sich erholen kann. Daher besteht der Gesetzgeber auch darauf, dass der Urlaub regelmäßig innerhalb des Jahres genommen werden muss. Einen allgemeinen Anspruch auf eine Übertragung in das nächste Kalenderjahr sieht das Gesetz nicht vor. Das bedeutet auch, dass der nicht genommene Urlaub verfallen kann (BAG 10.7.2012 – Az.: 9 AZR 11/11).

Was ist, wenn der Urlaub nicht genommen werden konnte?

Bei vielen Arbeitnehmern verhindern allerdings betriebliche Gründe, etwa das besonders arbeitsintensive Weihnachtsgeschäft oder wichtige Vorbereitungsarbeiten für den Jahresabschluss, dass der Urlaub vollständig im laufenden Jahr genommen werden kann. Abwesenheitszeiten wegen Krankheit können die Arbeitnehmer ebenso daran hindern, den gesamten Urlaub in Anspruch nehmen. Auch bei neu eingestellten Mitarbeitern kann es sein, dass diese im laufenden Jahr noch keinen vollständigen Urlaubsanspruch erworben haben, da dieser erst nach sechsmonatigem Bestehen des Arbeitsverhältnisses, in vielen Fällen auch einhergehend mit dem Ablauf der Probezeit, entsteht. Spätestens dann, meinen viele, dass der Urlaub automatisch übertragen wird.

Das ist jedoch nicht der Fall. Zwar lässt der Gesetzgeber bestimmte Ausnahmefälle zu, wie dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmer liegende Grunde, dass der nicht genommene Urlaub übertragen werden kann (§ 7 Abs. 3 S. 4 BurlG). Das ist jedoch an einige Voraussetzungen gebunden, mehr dazu hier.

Übertragung des Urlaubs muss begründet sein und beantragt werden

Vor allem bei den betrieblichen Gründen muss es sich um tatsächlich „dringende“ betriebliche Gründe handeln. Außerdem muss die Übertragung des Resturlaubes (Teilurlaub) vom Arbeitnehmer beantragt werden (§5 Abs. 1 Buchstabe BUrlG). Zudem muss der dann übertragene Urlaub innerhalb der ersten drei Monate des neuen Jahres genommen werden.

Hier wird bereits deutlich, wie tückisch der Sachverhalt im Einzelfall sein kann. So kann es vorkommen, dass der Arbeitnehmer es schlicht vergisst, eine Übertragung des Urlaubs zu beantragen oder die betrieblichen Gründe im Einzelfall nicht so dringend waren, dass sie eine Übertragung des nicht genommenen Urlaubs in das nächste Jahr rechtfertigen. Zwar zeigen sich die meisten Arbeitgeber in dieser Hinsicht sehr kulant, in einigen Fällen führten solche Tatsachen aber auch schon zum Verfall des Urlaubs.

Während es zum Beispiel bei einem im Einzelhandel tätigen, zur Weihnachtszeit unentbehrlichen Mitarbeiter klar ersichtlich ist, dass es sich um dringende betriebliche Gründe handelt, warum der Urlaub bis zum Jahresende nicht genommen werden konnte, ist das bei einem Büroangestellten ohne besondere Projektverantwortlichkeit nicht immer klar und hat in manchen Fällen schon zum Verfall des Resturlaubs geführt. Denn der Arbeitnehmer ist im Streitfall beweispflichtig, die dringenden betrieblichen Gründe zu belegen, wenn es sich nicht um eine konkrete Weisung oder Urlaubssperre des Arbeitgebers gehandelt hat.

Selbst wenn die Übertragung seitens des Arbeitgebers gestattet wurde, muss der Urlaub bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden, sonst verfallen die dann noch übrig gebliebenen Urlaubstage per Gesetz. Die Beantragung der Urlaubsübertragung kann auch durch Betriebsvereinbarungen, beispielsweise durch das Einhalten von bestimmten Fristen, konkret geregelt werden.

Ausnahme Krankheit

Bei Mitarbeiten, die mit einer längeren Krankheit zu kämpfen hatten und deshalb keinen Erholungsurlaub in Anspruch nehmen konnten, liegt der Fall ein wenig anders. Diese dürfen den nicht genommenen Urlaub in bestimmten Grenzen auch ohne besondere Beantragung mit in das nächste Jahr nehmen. Auch hier gilt zwar, dass der Urlaub bis zum 31.März des Folgejahres genommen werden muss, allerdings kann der Resturlaub, wenn die Krankheit bis in das neue Jahr hineinreicht, auch noch nach den ersten drei Monaten des neuen Jahres genommen werden, wenn dies zuvor nicht möglich war. Allerdings hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass sich die Urlaubsansprüche von längerfristig Kranken spätestens nach 15 Monaten erlöschen (BAG Az.: 9 AZR 353/10). So soll verhindert werden, dass Arbeitgeber vor dem Aufstauen von Urlaubstagen bei Langzeitkranken über mehrere Jahre hinweg geschützt sind.