Rathaus: Dem Papier geht’s an den Kragen

Kein Blatt Papier entgeht Spezialagent Volker Staupe. 

  • Kein Blatt Papier entgeht Spezialagent Volker Staupe.
    
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Er hat die Lizenz zum Vernichten. Sein Auftrag: das Rathaus papierfrei zu machen. Sein Name: Volker Staupe.

„Ich bin der Diebstahlsbeauftragte der Bürgermeisterin, denn ich klaue allen Leuten die Papiere“, so Volker Staupe. Offiziell ist er der Leiter des Projekts Dokumentenmanagement, bei dem sämtliche Dokumente im Rathaus digitalisiert werden.
Seine Mission läuft erfolgreich. „Das Rathaus ist bereits jetzt zu neunzig Prozent papierfrei, das ist bundesweit ein absoluter Spitzenwert. Es gibt mit Olpe und Wiesbaden nur zwei Städte, die noch besser sind als wir“, verrät Volker Staupe, der daran arbeitet, die Quote weiter zu verbessern.
Ein Hundert Prozent papierfreies Rathaus bedeutet nicht nur mehr Platz für mehr Mitarbeiter – denn schließlich fliegen auch rund 1.000 Schränke raus – sowie eine bessere Kommunikation der Ämter untereinander. Es ist auch mit einem immensen Aufwand verbunden. Alleine beim temporären Umzug des Jugendamts an die Brauckstraße wurden 312.000 Blatt Papier digitalisiert und anschließend durch den Schredder gejagt, beim Steueramt waren es 386.000 Blatt.
„2009 haben wir mit dem Projekt begonnen. Wenn wir damals sämtliche Ordner, die im Rathaus existiert haben, nebeneinandergestellt hätten, wären wir auf eine Strecke von zirka 2,5 Kilometern gekommen“, sagt Volker Staupe. Mit dem Digitalisieren und Vernichten der Akten haben die Mitarbeiter im Rathaus zu ihrem Glück nichts zu tun, das übernimmt ein Dienstleister, der sich darauf spezialisiert hat.
Weitere Vorteile eines papierfreien Rathauses nennt Volker Staupe: „Über eine gesicherte Verbindung kann auch von zu Hause aus gearbeitet werden, zum Beispiel von jungen Müttern oder pflegenden Angehörigen.“
Nach endgültigem Abschluss des Digitalisierungsprozesses werden fast elf Millionen Papier-Dokumente der Vergangenheit angehören. Völlig papierfrei wird das Rathaus dann dennoch nicht sein. Volker Staupe: „Urkunden haben einen besonders hohen Stellenwert, und es ist sehr aufwendig und teuer, sie so zu digitalisieren, dass die Originale vernichtet werden dürfen. Daher werden sie von uns einfach digitalisiert und die Originale im Keller aufbewahrt. Aber das sind gerade mal drei Kartons voll.“

Autor:

Walter Demtröder aus Witten

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