Auch Vereine müssen auf SEPA umstellen

Keine 80 Tage sind es, bis SEPA, der einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum, eingeführt wird. Überweisungen und Lastschriften sind dann ab 1. Februar 2014 nur noch mit IBAN und BIC möglich sind. Auf die neue Zahlungsweise müssen sich auch Vereine vorbereiten, wenn sie künftig weiterhin Mitgliederbeiträge einziehen wollen.

Laut Rainer Kruck, Direktor der Sparkasse Castrop-Rauxel, liegt die Umstellungsrate aller Vereine und Institutionen bei der Sparkasse Recklinghausen Vest allerdings bisher lediglich bei 50 Prozent, obwohl schon im Januar die ersten Informationen an die Bankkunden rausgegangen seien. Daher macht Kruck sich Gedanken. „Denn der 1. Februar ist ein harter Stichtag. Ich weiß nicht, wie die Vereine an ihr Geld kommen, wenn sie bis dahin nicht umgestellt haben“, erklärt er. Zwar möchte er keine Panik verbreiten, aber seiner Einschätzung nach drohe den Vereinen im besten Fall ein Liquiditätsengpass, der im schlechtesten Fall zu einer Insolvenz führen könne.
Die Vereine in Castrop-Rauxel scheinen sich jedoch gut gerüstet zu fühlen und haben schon auf SEPA umgestellt oder sind dabei, es zu tun. „Die Umstellung war völlig unproblematisch“, berichtet Elke Hube, Geschäftsführerin des mehr als 500 Mitglieder starken SC Hellas. „Unsere Beiträge werden durch ein Softwareprogramm eingezogen. Mit dem Update waren wir in 30 Minuten fertig.“ Die Aktualisierung der Aufnahmeverträge und Briefköpfe des Vereins mit den neuen IBAN- und BIC-Nummern sei schlimmer gewesen, sagt Hube, schränkt aber ein, dass die praktische Umsetzung des SEPA-Verfahrens erst noch bevorstünde.
Beim TC Tümmler ist man zurzeit dabei, die 67 Mitglieder anzuschreiben, um sie über die neuen Kontodaten zu informieren. „Wir sind relativ guter Dinge“, sagt Andre Pfeiffer, der zweite Vorsitzender, denn auch der Tauchclub hat ein Softwareprogramm, das das Einpflegen der geänderten Daten übernimmt.
„Wir haben uns bisher mehr oder weniger damit auseinandergesetzt“, sagt Pascal Steppuhn, Kassierer bei Judoka Rauxel. Man habe ebenfalls ein Softwareprogramm, das die Umstellung auf IBAN und BIC auf Knopfdruck erledigen könne. In den kommenden Wochen plant Steppuhn, die Infoschreiben an alle etwa 130 Mitglieder rauszuschicken, um ihnen Gläubiger-ID und Mandatsreferenz (siehe Kasten) mitzuteilen. Er ist zuversichtlich, da bei Judoka Rauxel immer zum Quartalsbeginn abgebucht werde und daher das neue System erst Anfang April funktionieren müsse. „Das ist der Notfallplan“, sagt er lachend.
Auch beim KC Grün-Weiß werden die Quartalsbeiträge im Januar noch einmal nach der alten Methode abgebucht. Deswegen überlegt Annika Emmler, Managerin Finanzen, die Mitglieder im Januar per Kontoauszug über die anstehende Umstellung zu informieren. Diese Konvertierung soll ein Softwareprogramm automatisch erledigen. „Und dann müssen wir abwarten, ob es funktioniert“, meint Emmler. „Ich habe mir sagen lassen, dass es eine Fehlerquote von 20 Prozent gibt.“
Rainer Kruck empfiehlt allen Vereinen, die Umstellung noch vor Weihnachten zu erledigen und sich mit ihrem Bankberater abzustimmen, „um hundertprozentig auf der sicheren Seite zu sein.“

Schrittweise: So sollten Vereine bei der Umstellung auf SEPA vorgehen:

- Der Verein meldet sich online bei der Deutschen Bundesbank an, um eine Gläubiger-Identifikationsnummer (ID) zu erhalten.
- Der Verein trifft mit seiner Bank eine SEPA-Inkasso-Vereinbarung darüber, dass zukünftig Zahlungen per SEPA-Verfahren getätigt werden.
- Falls der Verein ein SEPA-fähiges Softwareprogramm verwendet, kann er damit die Bankdaten seiner Mitglieder in IBAN und BIC konvertieren.
- Der Verein legt für jedes Mitglied eine Mandatsreferenz fest, die mit der Mitgliedsnummer identisch sein kann.
- Der Verein informiert jedes Mitglied schriftlich über die SEPA-Umstellung und teilt ihm Gläubiger-ID, Mandatsreferenz, Datum der Umstellung, Höhe des Abbuchungsbetrags und Häufigkeit der Abbuchung mit.